RECHERCHEV (VLOOKUP) dans Excel : ce qu'elle fait et les pièges

RECHERCHEV ne fait au fond qu’une seule chose, et elle la fait bien : elle cherche une valeur dans la colonne la plus à gauche d’une plage et vous renvoie une valeur d’une autre colonne, sur la même ligne. Tapez une référence article, obtenez le stock correspondant. Tapez un numéro de client, obtenez le nom. Dès que cette idée se met en place, vous voyez d’un coup d’œil ce pour quoi la fonction a été conçue et l’endroit où elle se bloque.

La plupart des guides sautent directement aux boutons : quelles parenthèses, quel argument à quelle place. Je préfère renverser l’ordre. Plus utile que la séquence exacte, il y a la question de savoir quand vous avez vraiment besoin de RECHERCHEV, quand la plus récente RECHERCHEX est le choix plus avisé, et quelle erreur presque tout le monde commet au moins une fois. Une fois cela clair, la formule devient logique au lieu d’être une suite que vous apprenez par cœur et oubliez une semaine plus tard.

Que fait RECHERCHEV au juste ?

Imaginez deux listes qui ont un rapport entre elles. Dans l’une, un export de ventes ne contenant que des références article ; dans l’autre, une longue table de référence avec les références, les noms et les prix qui vont avec. Vous voulez, à côté de chaque référence de la première liste, le bon nom tiré de la seconde, sans aligner des centaines de lignes à la main. C’est exactement le travail pour lequel RECHERCHEV a été faite : elle relie deux tables automatiquement grâce à une clé commune.

La fonction prend la valeur que vous connaissez, la cherche de haut en bas dans la première colonne de la plage que vous lui indiquez, puis renvoie la valeur qui se trouve sur cette même ligne, dans une colonne de votre choix. Un détail décide de presque tout ce qui déraille ensuite : RECHERCHEV regarde toujours vers la droite. La colonne où vous cherchez doit être celle tout à gauche de votre plage, et la réponse doit se trouver à sa droite. Ce n’est pas un réglage que vous pouvez inverser, c’est la façon dont la fonction est bâtie.

Le nom trahit la moitié de l’histoire. Le V veut dire vertical : vous cherchez de haut en bas à travers une colonne. Il existe une fonction sœur qui fait l’inverse et cherche horizontalement le long d’une ligne, mais vous la croisez rarement en pratique, car les données sont presque toujours empilées en colonnes plutôt que rangées côte à côte en lignes. Une fois que vous l’avez remarqué, il devient évident que RECHERCHEV apparaît bien plus souvent que sa cousine horizontale : elle colle simplement à la manière dont la plupart des gens construisent un tableau.

Quelles quatre choses la formule demande-t-elle ?

Sous le capot, RECHERCHEV réclame quatre informations, et il vaut mieux les lire non comme du code, mais comme quatre questions ordinaires auxquelles vous répondez.

1. La valeur cherchée : que cherchez-vous ? Souvent une cellule contenant une référence, un nom ou un numéro.
2. La plage du tableau : dans quel tableau faut-il chercher ? Rappelez-vous que la colonne de recherche est à gauche.
3. Le numéro d’index de colonne : en comptant depuis la gauche à l’intérieur de la plage, quelle colonne contient la réponse ?
4. Approché ou exact : choisissez FAUX pour une correspondance exacte. C’est ce que vous voulez presque toujours.

Ce dernier argument est le coupable silencieux derrière bien des résultats étranges. Si vous l’omettez ou le mettez sur approché, Excel suppose que votre colonne est triée par ordre croissant et attrape la valeur la plus proche qui ne dépasse pas. Quand vous cherchez une référence ou un nom exact, ce n’est presque jamais ce que vous vouliez dire. D’où la règle : mettez FAUX, sauf si vous voulez sciemment une approximation, par exemple pour ranger des valeurs en tranches de prix ou en paliers de notes.

Quand RECHERCHEV est le bon choix, et quand elle ne l’est pas

RECHERCHEV prend toute sa valeur dès qu’il faut relier deux sources de données par un attribut commun. Rapprocher un export comptable de votre propre liste de prix. Compléter une liste d’adresses e-mail par le nom qui va avec chacune. Traduire des pointages de présence en services. Dans tous ces cas, vous avez une clé qui figure dans les deux listes, et vous voulez récupérer le reste de la ligne. C’est la tâche centrale, et pour cela la fonction est rapide, fiable et facile à expliquer à un collègue.

Il y a un endroit où la recherche approchée est vraiment utile, et on l’oublie souvent : le classement par paliers. Pour trouver la bonne remise selon un montant, ou la bonne appréciation selon un score, vous montez une table de seuils inférieurs triée par ordre croissant et laissez RECHERCHEV attraper la valeur juste en dessous. Dans ce cas, approché est précisément ce que vous voulez dire. En dehors de ces tables de seuils, FAUX reste toutefois la valeur sûre par défaut.

Il y a aussi des situations où mieux vaut ne pas y recourir. Si la réponse se trouve à gauche de votre colonne de recherche, c’est terminé : RECHERCHEV ne sait pas regarder à gauche. Si la disposition de votre source change régulièrement, le numéro d’index de colonne devient un point de rupture, car une colonne insérée décale tout et votre formule pointe soudain au mauvais endroit. Et s’il faut chercher sur deux attributs à la fois, disons un nom au sein d’une agence précise, RECHERCHEV tourne vite au bricolage. Pour ces travaux, il existe un meilleur outil, sur lequel je reviens dans un instant.

Un exemple avec un petit tableau

Un exemple rend la chose concrète. Supposons que vous ayez une petite liste de stock avec une référence, un nom de produit et la quantité disponible. Vous voulez savoir combien d’unités de la référence A-102 sont en stock, sans lire la liste vous-même.

Code	Produit	Stock
A-101	Clavier	24
A-102	Souris	60
A-103	Webcam	12

Ce qui se passe ici : la formule cherche “A-102” dans la colonne Code, trouve la ligne où figure cette référence, puis renvoie la troisième colonne de la plage, le stock, 60. Vous voulez plutôt le nom du produit ? Mettez un 2 à la place du numéro d’index de colonne. Remarquez ce que vous ne pouvez pas faire : si vous n’aviez que le nombre 60 et vouliez retrouver la référence associée, cette disposition ne vous le donnera pas, car la référence est à gauche du stock. Voilà la limite vers la gauche, en pratique.

Dans le travail réel, vous tapez rarement la valeur cherchée en toutes lettres dans la formule. Vous pointez vers une cellule, par exemple un champ où quelqu’un saisit une référence, pour que la réponse change dès que cette référence change. Si vous recopiez ensuite la formule vers le bas sur toute une liste, verrouillez la plage du tableau avec des signes dollar, soit A$2:C$4 au lieu de A2:C4. Oubliez-le, et la plage glisse d’une ligne à chaque fois, faisant sortir du champ les lignes du haut. Un petit détail qui provoque un nombre surprenant d’erreurs chez des gens sûrs que leur formule est juste.

Les pièges : #N/A et le regard vers la gauche

L’erreur que vous rencontrerez tôt ou tard est #N/A, pour “non disponible”. Excel se montre honnête : je n’ai pas trouvé la valeur que vous demandiez. Agaçant, mais en réalité utile, car cela signifie presque toujours que quelque chose de petit cloche plutôt que quelque chose de grave. L’astuce est de ne pas paniquer et de tout réécrire, mais de passer calmement en revue les quelques causes habituelles.

Pourquoi obtenez-vous #N/A ?

La première cause est la plus littérale : la valeur n’est vraiment pas dans la colonne de recherche. Souvent, c’est plus subtil. Un espace en fin de référence que votre œil ne voit pas, un 0 stocké comme texte dans une table et comme nombre dans l’autre, ou une faute de frappe dans la valeur cherchée. Une deuxième erreur fréquente est un mauvais numéro d’index de colonne, qui vous fait pointer une colonne hors de votre plage. Une troisième est que votre plage ne commence pas à la colonne de recherche, si bien qu’Excel cherche au mauvais endroit.

Et puis il y a la limite qui n’est pas un défaut mais une frontière : RECHERCHEV ne peut regarder qu’à droite, jamais à gauche de la colonne la plus à gauche. Qui a rangé sa table de sorte que la réponse soit à gauche de la clé aura beau s’y prendre de mille façons, cela ne marchera pas. À ce stade, il est plus sage de réorganiser la table ou d’utiliser une fonction qui ignore cette frontière. C’est précisément là qu’entre en scène RECHERCHEX.

RECHERCHEV ou RECHERCHEX ?

RECHERCHEX est la plus récente héritière, et sur les points où RECHERCHEV peine, elle est tout simplement meilleure. Elle sait regarder à gauche, parce que vous désignez séparément où vous cherchez et où se trouve la réponse. Elle n’a pas besoin de numéro d’index de colonne, si bien qu’une colonne insérée ne casse plus votre formule. Et elle est par défaut sur une correspondance exacte, ce qui fait disparaître le piège classique de l’argument FAUX oublié. Pour qui débute aujourd’hui, RECHERCHEX est souvent le choix le plus serein.

La différence saute aux yeux si vous refaites le même exemple. Là où RECHERCHEV vous faisait encore fournir la plage et un numéro de colonne 3, RECHERCHEX vous fait désigner deux choses à part : la colonne où vous cherchez et la colonne d’où vous tirez la réponse. Déplacez une colonne plus tard, ou insérez-en une, cela reste juste, car il n’y a plus de numéro de position fragile susceptible de pointer au mauvais endroit. Voilà qui rend bien moins fragiles les formules censées durer des mois, exactement le genre de travail où RECHERCHEV finit par grincer.

Une condition s’y attache. RECHERCHEX est disponible dans Microsoft 365 et dans Office 2021 et plus récent. Si vous travaillez avec une version d’Office plus ancienne, la fonction n’y est tout bonnement pas et RECHERCHEV reste l’outil dont vous disposez. Si vous partagez un fichier avec quelqu’un encore sur une telle version ancienne, il y a une raison de plus de rester sur RECHERCHEV, car une formule RECHERCHEX lui affiche une erreur. Mon conseil est sobre : si vous avez 365 ou Office 2021, apprenez RECHERCHEX et ne gardez RECHERCHEV que là où vos fichiers cesseraient sinon d’être compatibles.

Quel Excel vous faut-il pour cela ?

Les deux fonctions vivent dans le même Excel, que vous pouvez avoir de deux manières. La première est Microsoft 365, l’abonnement que vous payez à l’année ou au mois et qui livre toujours la dernière version. La seconde est Office 2021, que vous achetez une seule fois et qui continue de fonctionner sans paiement récurrent. Les deux contiennent un Excel qui connaît RECHERCHEV comme RECHERCHEX, donc pour ces fonctions, vous n’êtes pas forcé de choisir l’abonnement.

Lequel des deux vous convient dépend de votre façon de travailler, pas de la fonction que vous utilisez. Si vous voulez toujours les nouveautés et les services cloud autour, l’abonnement s’impose ; j’explique ce choix plus en détail dans qu’est-ce que Microsoft 365. Si Excel tel qu’il est vous suffit et que vous préférez payer une fois, l’achat unique revient d’ordinaire moins cher sur plusieurs années. Je place les deux voies côte à côte dans Office 365 face à Office 2021.

Pour que cela reste gérable

Si vous ne reteniez qu’une habitude, retenez celle-ci : mettez FAUX par défaut pour une correspondance exacte et traitez l’approché comme l’exception, non comme la règle. Vous écartez ainsi la majeure partie des erreurs silencieuses, celles où une formule renvoie bien une réponse, mais la mauvaise. Donnez en plus un nom à vos plages, plutôt qu’une suite de cellules nue, et vous relirez plus tard ce que fait une formule, sans que rien ne bouge quand vous insérez une colonne.

Et quand vous vous surprenez à tordre RECHERCHEV pour qu’elle regarde à gauche ou cherche sur deux attributs, prenez-le comme un signal. Ce n’est pas le signe que vous ne comprenez pas la fonction, mais que vous butez sur sa limite. Si vous avez un Excel doté de RECHERCHEX, basculez pour ce cas précis ; sinon, réorganisez votre table pour que la clé passe à gauche. La fonction continue ainsi de faire ce qu’elle réussit, et vous ne perdez pas un après-midi sur une formule qui n’avait aucune chance de marcher.