Lettre de la BSA reçue? Ce qu'il faut faire ou non

Une lettre de la Business Software Alliance se comprend mieux par ce qu’elle est: une invitation à se dénoncer soi-même, joliment emballée. Elle indique que votre entreprise utilise peut-être des logiciels sans licence valide, demande de coopérer à un audit volontaire, et laisse planer une menace de dommages et intérêts. La décision la plus importante se prend dans les premiers jours, et c’est presque toujours la même: ne pas répondre tout de suite.

Ci-dessous, ce qu’est vraiment la BSA, ce qu’elle peut et ne peut pas faire, comment une réclamation se construit, et comment répondre sans monter un dossier contre soi. Pas d’intimidation, juste les faits posés, car la lettre joue sur la frayeur, et la frayeur est un mauvais conseiller dans ce qui est au fond un jeu commercial et juridique.

Qu’est-ce que la Business Software Alliance?

La Business Software Alliance est un organisme privé de défense d’intérêts qui agit pour le compte de grands éditeurs, dont Microsoft, Adobe et Autodesk. Sa mission est de repérer les entreprises utilisant des logiciels sans licence valide et de percevoir une indemnité au nom de ces éditeurs.

Le mot à retenir est “privé”. La BSA n’est pas une administration, pas un service d’enquête et pas un tribunal. Elle ne peut pas perquisitionner vos systèmes, infliger une amende ni vous contraindre à quoi que ce soit. Ses lettres sont rédigées pour donner l’impression inverse, avec du vocabulaire juridique et des références à de grosses sommes, et c’est précisément sur ce ressenti que beaucoup de dirigeants trébuchent.

Pourquoi recevez-vous une telle lettre?

En général, cela commence par une dénonciation. Un ex-salarié en colère, un informaticien parti, parfois un concurrent: quelqu’un qui sait ce qui tourne sur les ordinateurs le signale. La BSA, ou un cabinet en son nom, envoie alors une demande de coopération volontaire à un audit, avec des questions comme: quels logiciels utilisez-vous, sur combien d’appareils, et pouvez-vous montrer les licences?

Important à saisir: une dénonciation n’est pas une preuve. Celui qui prétend qu’un logiciel illégal tourne quelque part en a rarement les détails, et sûrement pas les chiffres. La lettre qui suit sonne comme si l’affaire était déjà pliée, mais c’est en réalité une tentative de faire remonter les faits manquants, depuis la seule partie qui les détient: vous. Cela explique le ton pressant, et cela explique pourquoi ce ton est sans rapport avec la solidité réelle du dossier.

Ce que beaucoup de dirigeants ignorent, c’est que le mot “volontaire” est à prendre au pied de la lettre. Vous n’êtes pas obligé de donner ces informations. Et coopérer n’est pas neutre, car les réponses que vous envoyez sont précisément la preuve sur laquelle une réclamation se bâtira ensuite.

Dois-je coopérer à l’audit?

Pas sans conseil au préalable. C’est là que ça déraille le plus souvent: une entreprise prend peur, veut montrer qu’elle n’a rien à cacher, et envoie d’elle-même un récapitulatif de tous ses logiciels. Ce faisant, vous remettez le dossier même contre lequel vous devriez vous défendre.

Le premier pas sensé n’est donc pas de répondre sur le fond, mais de soumettre la lettre à quelqu’un qui a déjà vu cela, un juriste informatique ou un avocat rompu aux licences logicielles. Il sait quelle réponse limite votre responsabilité et laquelle l’aggrave. Une réponse correcte et formellement rédigée peut apaiser une affaire avant qu’elle n’enfle, là où un courriel impulsif la lance parfois pour de bon. Cette consultation coûte de l’argent, mais c’est presque toujours une fraction de ce qu’une première réaction malheureuse peut vous coûter.

Ce que la BSA peut et ne peut pas faire

La distinction est plus simple que le ton de la lettre ne le laisse croire, et il vaut la peine de l’avoir claire.

La BSA peut	La BSA ne peut pas
Envoyer une lettre ou un courriel demandant un audit	Vous forcer à coopérer sans décision de justice
Poser des questions sur votre usage des logiciels	Entrer dans vos systèmes ou exiger des documents
Proposer une transaction au nom des éditeurs membres	Infliger elle-même une amende
Porter un litige devant le tribunal	Se faire passer pour une administration ou un service d’enquête

Cette dernière ligne à droite compte. Une partie privée peut aller en justice, mais alors les règles ordinaires s’appliquent: vous n’avez rien à divulguer tant qu’un tribunal ne l’a pas ordonné. La pression dans la lettre est réelle, mais ce n’est pas une obligation juridique. C’est justement cette différence entre insistance et contrainte que la lettre préfère brouiller, et la rétablir est le premier pas qui vous apaise.

Une lettre de la BSA équivaut-elle à une assignation?

Non, et c’est dans cette différence que réside le premier soulagement. Une assignation vient d’un tribunal et vous oblige à comparaître ou à répondre dans un délai. Une lettre de la BSA vient d’un organisme privé ou de son avocat et reste, si formelle soit-elle, une demande. Aucune décision de justice ne se trouve derrière.

Cela ne veut pas dire que vous pouvez la jeter et l’oublier. Si une entreprise ne réagit pas du tout, la BSA peut décider de porter tout de même l’affaire devant un juge, et là vous voudrez avoir agi de façon démontrablement correcte. La bonne posture n’est donc ni d’ignorer ni de tout avouer d’un coup, mais de répondre posément et avec conseil. Voyez la lettre comme le début d’une conversation que vous contribuez à orienter, pas comme un verdict déjà rendu.

Comment se construit une réclamation

Comprendre comment le montant se forme enlève une part de la frayeur et explique pourquoi coopérer volontairement tourne si mal.

La méthode est au fond toujours la même: la valeur commerciale du logiciel concerné, multipliée par le nombre d’installations sans licence valide, plus une majoration en guise d’indemnité. Deux choses ressortent. D’abord, le montant croît avec le nombre de machines, donc une poignée de postes est tout autre chose qu’un bureau entier. Ensuite, et c’est le nœud: le nombre d’installations et les titres utilisés sont précisément les données que la BSA elle-même ne possède pas. Tant que vous ne les fournissez pas, la partie adverse doit les rendre plausibles, ce qui est bien plus difficile que de recopier une liste que vous avez envoyée de plein gré.

Il aide de se représenter les deux extrêmes. Un indépendant avec un seul programme sans licence sur un seul portable, c’est une petite affaire vite corrigée. Un bureau de cinquante postes faisant tourner la même suite sans licence sur chaque machine, c’est un autre ordre de grandeur, parce que le même montant par poste est multiplié cinquante fois. Rien d’exotique dans ce calcul; il récompense simplement le fait de connaître ses propres chiffres avant tout le monde.

Et si quelque chose n’est vraiment pas en règle?

Cela arrive, et plus souvent par accident qu’à dessein: une version d’essai restée en usage professionnel, une clé posée sur plus de machines que la licence n’autorise, un logiciel arrivé avec un salarié parti. Cela ne fait pas de vous un fraudeur, mais cela signifie qu’il faut être prudent maintenant. Dans la plupart des petites entreprises, un tel manque n’a jamais été un choix délibéré, mais la somme de petites négligences que personne n’a jamais rangées.

Là encore, n’avouez rien sans conseil juridique. Ce que vous pouvez déjà faire, en dehors de la communication avec la BSA, c’est mettre de l’ordre chez vous: recenser ce qui tourne, et au besoin acheter les licences valides pour que votre situation soit correcte. Acheter légalement est, indépendamment de toute lettre, la meilleure protection, et bien moins cher qu’une transaction.

À quoi ressemble un bon inventaire interne

Lettre mise à part, c’est une chose que toute entreprise a intérêt à faire plus tôt que tard, car elle dissipe l’incertitude qui rend un audit effrayant. Nul besoin de logiciel coûteux; un simple relevé suffit.

Passez poste par poste en revue quels programmes payants s’y trouvent, et notez à côté quelle licence les couvre et où se trouve la preuve d’achat. Partout où vous ne trouvez pas de preuve, votre liste d’actions se forme d’elle-même. En général, c’est moins grave que redouté, les trous se logeant à quelques endroits prévisibles: un vieux PC repris par quelqu’un, un essai resté en place, ou un programme posé sur plus de machines que la licence ne couvre.

Gardez ce relevé en interne et ne l’envoyez pas avec une réponse à la BSA, sauf avis de votre avocat. C’est votre boussole, pas leur pièce à conviction. Son existence même vous apaise, car vous savez alors précisément où vous en êtes, et c’est de cette position que l’on négocie le mieux.

La meilleure défense est une boîte à chaussures de factures

Presque tout le stress autour d’une lettre de la BSA se résume à une question: pouvez-vous prouver que vos logiciels sont légaux? Lors d’un audit, personne ne demande les codes eux-mêmes, on demande des preuves. Et les preuves, c’est de la paperasse.

Consignez donc, pour chaque achat, ce que vous achetez, à qui, et ce que vous avez payé. Conservez les factures au nom de l’entreprise, et pour les licences d’occasion la confirmation que l’ancien propriétaire a abandonné sa copie. Cette chaîne est exactement ce qu’un vendeur sérieux fournit, et exactement ce qu’un audit veut voir. Pourquoi cette provenance compte tant, nous l’avons expliqué dans logiciels d’occasion et arrêt européen.

Une entreprise qui achète ses licences proprement et garde les papiers n’a pas grand-chose à craindre d’une lettre de la BSA: après conseil, elle envoie une réponse bien étayée et l’affaire s’arrête là le plus souvent. Les ennuis surgissent chez les entreprises qui ne savent pas ce qui tourne et tentent de combler ce trou en coopérant. Ici, prévenir est littéralement moins cher que guérir. Il y a une raison de plus qui dépasse le simple fait de repousser une lettre: les éditeurs et ceux qui agissent pour eux visent la revente et les entreprises parce que c’est là qu’est l’argent, et leur politique est plus stricte que la loi. Une entreprise capable de montrer d’où vient chaque licence est donc non seulement plus solide en audit, mais aussi moins dépendante de l’arbitraire avec lequel de telles parties peuvent agir.

Les quatre étapes quand la lettre arrive

Court et concret, pour savoir ce que vous faites aujourd’hui et ce que vous laissez. Imprimez-le au besoin et posez-le près de la lettre, car c’est dans les premiers jours après réception que la tentation d’agir vite est la plus forte.

1. Ne répondez pas sur le fond tout de suite. Un accusé de réception suffit, rien de plus.
2. Soumettez la lettre à un juriste informatique ou à un avocat rompu aux licences logicielles.
3. Cartographiez en interne ce qui tourne et les licences que vous détenez, pour vous, pas pour l’envoyer.
4. Corrigez les vrais manques en achetant légalement, et conservez la preuve.

Voilà l’essentiel: ne pas remettre un dossier dans la panique, mais bien mettre sa propre situation en règle. Quiconque achète des logiciels pour une entreprise a de toute façon intérêt à comprendre pourquoi acheter légalement rapporte plus que cela ne coûte, lettre ou pas; c’est dans licences d’occasion en entreprise.